ออกแบบขั้นตอนการทำงาน เป็นพื้นที่ที่ออกแบบโฟลวการทำงาน ที่จะถูกเรียกใข้ในการสร้างเอกสารดิจิตอล ในหน้าของออกแบบขั้นตอนการทำงาน ผู้ใช้งานจะมองเห็นโฟลวการทำงานต่างๆ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถ เพิ่ม ลบ แก้ไข โฟลวการทำงานต่างๆได้ในหน้านี้
ในส่วนนี้ จะเป็นการอธิบายวิธีการเพิ่มขั้นตอนการออกแบบการทำงาน และส่วนต่างๆ เพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าใจวิธีการสร้างมากขึ้น แรกเริ่มเลยให้ผู้ใช้งานเข้ามาในหน้าออกแบบขั้นตอนการทำงาน แล้วกดที่ปุ่ม เพิ่ม ดังภาพ
เมื่อกดปุ่ม ระบบจะเปิดเข้ามาในหน้าให้ใส่ข้อมูลเบื้องต้น ได้แก่
ชื่อขั้นตอนการทำงาน - เป็นชื่อที่จะแดสงให้เห็นในหน้า รูปแบบการทำงานในขั้นตอนการสร้างเอกสารดิจิตอล
ประเภท - จะแบ่งออกเป็น แบบร่าง กับ ปกติ โดยหากเลือกเป็นแบบร่างจะเป็นเพียงการสร้างขึ้นไว้ก่อน แต่ยังไม่สามารถเลือกไปใช้งานจริงได้ หากเลือกปกติ แบบการทำงานจะไปแสดงให้เลือกเวลาที่สร้างเอกสารดิจิตอล
ฟอร์ม - จะเป็นส่วนที่สำหรับเลือกฟอร์ม โดยในส่วนของฟอร์มให้ผู้ใช้งานอ่านคำอธิบายเพิ่มเติมได้ในที่หน้า ฟอร์ม
รายละเอียด - เป็นส่วนที่ใส่ข้อมูลอื่นๆเพิ่มเติมเพื่อกำกับได้ ซึ่งในส่วนนี้จะไม่บังคับใส่
กรณีมองเห็นได้ - จะเป็นส่วนของการเข้าถึงขั้นตอนการทำงาน โดยผู้สร้างสามารถกำหนดได้ว่าจะมีใครบ้างที่มองเห็นและเลือกใช้ขั้นตอนการทำงานนี้ หากอนุญาตให้ทุกคนในระบบมองเห็นขั้นตอนการทำงาน ให้ผู้ใช้งานเลือกเป็นสาธารณะ แต่หากต้องการจำกัดผู้ใช้งานขั้นตอนการทำงาน ให้เลือกเป็นหน่วยงาน แล้วเลือกหน่วยงานที่อนุญาตให้มองเห็นขั้นตอนการทำงานนี้
เมื่อใส่ข้อมูลครบแล้ว ให้ผู้ใช้งานกดที่ปุ่ม ถัดไป
ถัดมาจะเป็นหน้า ขั้นตอนการทำงาน จะเป็นหน้าว่างๆ ดังภาพ อันดับแรกให้ผู้ใช้งานกดที่ปุ่ม เพิ่มขั้นตอน
ผู้ใช้งานจะพบกับหน้าต่าง เพิ่มขั้นตอน ดังภาพ ซึ่งจะประกอบด้วยฟิล์ด ดังนีh
ขั้นตอน - จะเป็นส่วนหลัก ที่เป็นเหมือนกรอบการทำงานที่จะมีการระบุช่วงเวลาที่กำหนด
กิจกรรม - จะเป็นส่วนย่อยที่อยู่ภายในขั้นตอนเพื่อบอกว่าตอนนี้งานนี้อยู่ในกิจกรรมใดในขั้นตอน
ระยะเวลา - เป็นส่วนกำหนดระยะเวลาให้กับขั้นตอน ว่าควรเสร็จภายในระยะเวลาเท่าไหร่
เมื่อใส่ข้อมูลครบทั้งหมด ให้กดที่ปุ่ม เพิ่ม
เสร็จแล้วจะได้ขั้นตอนการทำงานดังภาพ ซึ่งจะมีส่วนประกอบเพิ่มเติม ได้แก่
ปุ่มสำหรับแก้ไข ขั้นตอน
ปุ่มสำหรับตั้งค่าให้ใส่ผู้ที่ต้องการมอบหมายงานให้เป็นค่าตั้งต้นของกิจกรรม/ขั้นตอนนี้ ซึ่งหากใส่ค่านี้เอาไว้ ผู้ใช้งานจะไม่ต้องจำเป็นไปใส่ค่าเองเมื่อสร้างเอกสารดิจิตอล แต่หากต้องการแก้ไขก็สามารถแก้ไขได้เช่นกัน
ปุ่มสำหรับกดสร้างกิจกรรมเพิ่มในขั้นตอน
เมื่อทำการสร้างขั้นตอนเสร็จ ให้กดที่ปุ่ม ถัดไป
ผู้ใช้งานจะพบกับหน้า เงื่อนไข
ผู้ใช้งานสามารถใส่เงื่อนไขให้กับกิจกรรมได้ โดยการกดที่กิจกรรมที่เราต้องการเพิ่มเงื่อนไข แล้วจะพบกับหน้าดังภาพ ให้ผู้ใช้งานกดที่ช่องค้นหา แล้วจะมีรายการเงื่อนไขแสดงขึ้นมา กดเลือกเงื่อนไขที่ต้องการใช้
เมื่อเลือกเงื่อนไขได้แล้ว จะมีฟอร์มขึ้นมาแสดงดังภาพ โดยจะแบ่งออกเป็น 2 ฟอร์ม คือ ถ้าเข้าเงื่อนไข (if) อื่นๆ (else) โดยแต่ละฟอร์มจะมีให้ใส่ ตัวแปร, ค่าของตัวแปร และเงื่อนไขหากตัวแปรมีค่าใดๆ ให้ส่งไปที่ไหน เมื่อใส่ค่าเสร็จแล้ว ให้กดที่ปุ่ม บันทึกค่า
เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว ให้ทำการกดปุ่ม บันทึก ก็จะเป็นการสร้างขั้นตอนการทำงานสำเร็จ
