Case management หรือ โมดูลประสานงาน เครื่องมือนี้จะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถสร้าง มอบหมาย และประสานงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเครื่องมือนี้จะอยู่ภายใน Center อีกที ซึ่งส่วนที่เกี่ยวข้องกับ Case management จะมีด้วยกันทั้ง 2 ส่วน คือ

Case Management

จะเป็นส่วนสำหรับสร้างงาน (Task) เพื่อมอบหมายงานให้กับผู้ใช้งานคนอื่นๆในองค์กร และเป็นพื้นที่สำหรับเข้ามารับงานที่ถูกมอบหมาย โดยงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องจะแสดงอยู่ในหน้านี้ทั้งหมด โดยผู้ใช้งานสามารถเข้าไปที่หน้า Case management ได้โดยการกดที่เมนู ที่อยู่ในแถบข้อมูลด้านข้าง

เมื่อเปิดเข้ามาจะพบกับส่วนของงานที่กำลังดำเนินการอยู่ ซึ่งจะเป็นงานที่ผู้ใช้งานถูกมอบหมายอยู่ในขั้นตอนของงานนั้น

สำหรับหน้า Case management หน้าแรก จะมีส่วนต่างๆ ดังนี้

1. การค้นหางานด้วย QR code

2. การสร้างงานเพื่อมอบหมาย

3. ส่วนแสดงงานที่กำลังดำเนินการ

4. ส่วนของการแสดงงานทั้งหมด และแบ่งย่อยออกเป็นหมวดหมู่

5. การค้นหางานตามคำค้นหา

Setting Case Managements

เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงาน โดยจะแบ่งเป็น 5 ส่วนการตั้งค่า ได้แก่

1. ออกแบบขั้นตอนการทำงาน (Workflow Design)

2. ฟอร์ม (Template Form)

3. เงื่อนไข (Rule)

4. การบูรณาการ (Integration)

5. องค์กร (Organization)

ผู้ใช้งานสามารถมอบหมายงานที่เราสร้างเอง หรืองานที่เราถูกมอบหมายมาอีกทีได้ 3 วิธี ได้แก่

1. Direct Assign - การมอบหมายโดยตรง โดยเลือกได้ว่าจะมอบหมายรายคน (Assign to member) หรือมอบหมายกลุ่ม (Assign to organization)

2. Main Assign

ขั้นตอนการรับงาน / ดำเนินงาน

1. เลือกแท็บ งานที่ได้รับมอบหมาย

2. คลิกเลือกงานที่ได้รับมอบหมาย

4. ระบุรายละเอียดที่ต้องการแก้ไข หรือแนบไฟล์เพิ่มเติม โดยจะสามารถทำได้ก็ต่อเมื่อผู้มอบหมายงานตั้งค่าให้เราสามารถแก้ไขงานได้

5. กด บันทึก

6. เมื่อบันทึกข้อมูลแล้วระบบจะแสดงสถานะว่างานดำเนินการแล้วเสร็จ

ในการสร้างงานเพื่อมอบหมายให้แก่องค์กร สามารถทำได้ดังนี้

1. เปิดเข้าไปในหน้า Case Mangement

2. กดที่ Iconเพื่อเปิดหน้าต่างสำหรับสร้างเอกสาร

หน้าต่างสำหรับสร้างงานจะแสดงขึ้นมาในรูปแบบในแท็บด้านข้างดังภาพด้านล่าง ผู้ใช้งานจะเห็นกับรายการรูปแบบข้อมูล 2 อย่าง ได้แก่ Case visible กับ Work type

Case Visible จะเป็นการคัดกรองรูปแบบของเอกสารโดยจะแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ ได้แก่

• All จะแสดงให้เห้นรูปแบบเอกสารทั้งหมด ที่เป็นทั้งรูปแบบเอกสารที่เราสร้างเอง รูปแบบเอกสารของกลุ่มของเราเอง หรือรูปแบบเอกสารของผู้ใช้งานคนอื่นสร้างไว้และแบ่งปันให้กับผู้ใช้คนอื่นๆ

• Public เป็นรูปแบบเอกสารของผู้ใช้งานคนอื่นสร้างไว้และแบ่งปันให้กับผู้ใช้คนอื่นๆ

• Department เป็นรูปแบบเอกสารของกลุ่มที่เราอยู่ในกลุ่มนั้น

1. ให้เลือก case visible แต่โดยพื้นฐานระบบจะตั้งค่าเป็น All เอาไว้ให้แล้ว

2. กดเลือก Work Type

3. ใส่ข้อมูลที่จำเป็นให้ครบ โดยเอกสารแต่ละประเภทจะไม่เหมือนกัน ข้อมูลที่จำเป็นต้องใส่จึงขึ้นกับรูปแบบเอกสารที่เลือก

1. กรณีหากต้องการแนบไฟล์ ให้เลื่อนลงมาด้านล่าง จะเห็นพื้นที่ Drop file อยู่ ผู้ใช้งานสามารถอัปโหลดไฟล์ได้ 2 วิธี คือลากวางไฟล์ในบริเวณ Drop file หรือกดที่ Drop file จะมีหน้าต่างให้เลือกไฟล์ที่จะอัปโหลด

1. จากนั้นกดที่ปุ่ม Save ระบบจะทำการสร้างเอกสาร

เอกสารที่สร้างสำเร็จ จะมาแสดงอยู่ในหน้า Case management แท็บ All ดังภาพ และจะอยู่ในสถานะ Wait to process นั่นหมายความว่าเอกสารนั้นยังไม่ถูกดำเนินการ

การมอบหมายงานโดยตรง จะเป็นการมอบหมายงานโดยที่ผู้ใช้งานจะเข้าไปมอบหมายงานแต่ละงาน (Task) ทีละงาน โดยการมอบหมายโดยตรงจะสามารถมอบหมายรายคน (Assign to member) หรือมอบหมายกลุ่ม (Assign to organization) ดังภาพ

ขั้นตอนการมอบหมายงาน

1. กดเข้าไปในงานที่เราต้องการมอบหมาย

1. กดที่ Assign แล้วจะมีหน้าต่างให้ตั้งค่าแสดงขึ้นมา

1. เมื่อหน้าต่างเปิดออกแล้ว ให้กดที่แท็บ Assign แล้วพิมพ์ชื่อที่ช่องค้นหาของ Assign member ดังภาพ จากนั้นกดที่รายชื่อที่เราต้องการมอบหมายงาน ซึ่งในการมอบหมายงาน ผู้ใช้งานสามารถมอบหมายงานได้มากกว่า 1 รายชื่อ

1. นอกจากนี้แล้ว ในการมอบหมายงาน ผู้ใช้งานยังสามารถตั้งค่าสิทธิ์การแก้ไขให้ผู้ได้รับมอบหมายได้ ด้วยการกดที่แท็บ Task Detail แล้วเลื่อนหน้าจอลงไปจะเจอกับ Action center หากเลือก Edit ผู้ที่ได้รับมอบหมายจะสามารถแก้ไขงาน ลงลายเซ็นต์ และแนบไฟล์เพิ่มได้ แต่หากเป็น view ผู้ที่ได้รับมอบหมายงานจะทำได้แค่ดูและกดรับหรือส่งกลับงานได้เท่านั้น เมื่อทำการตั้งค่าให้กับ Task เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Save

1. เมื่อกด save แล้ว หน้าต่างจะปิดตัวลง แล้ว Task ที่ถูกตั้งค่าจะแสดงรูปโปรไฟล์ของคนหรือกลุ่มที่เรามอบหมาย ดังภาพ หากต้องการหมอบหมายงานใน task ถัดไปให้ทำซ้ำตั้งแต่ขั้นตอนที่ 2 บน Task นั้น หรือจะมอบหมายแค่งานเดียวก็ได้ ระบบจะบังคับให้คนที่ได้รับมอบหมายเป็นคนมอบหมายงานต่ออีกที จากนั้นให้ผู้ใช้งานกด save ที่มุมขวาด้านบนเพื่อบันทึกการตั้งค่า

1. การกด save จะเป็นเพียงการบันทึก แต่งานจะยังไม่ถูกมอบหมายจริงๆ เมื่อผู้ใช้งานต้องการจะดำเนินงาน ให้กดที่ปุ่ม Run ข้างๆปุ่ม Save งานจะถูกดำเนินการและมอบหมาย โดยแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังผู้ใช้งานที่เราทำการมอบหมายงานให้รู้ว่าถูกมอบหมายงาน

ผู้ใช้งานสามารถดาวน์โหลดเอกสารที่อยู่ภายในงานได้ ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. คลิกเลือกงานที่ต้องการดาวน์โหลดเอกสาร

2. เลือกแท็บ สิ่งที่แนบมาด้วย/ไฟล์แนบ

3. กดดู/ดาวน์โหลดเอกสาร โดยการกดดูนั้นจะเป็นการเปิดดูเอกสารเท่านั้น เพื่อตรวจสอบเนื้อหาว่าเป็นเอกสารที่เราต้องการดาวน์โหลด ส่วนดาวน์โหลดจะเป็นการดาวน์โหลดเอกสารลงมาที่เครื่อง

• กรณีเป็นไฟล์ที่มีการลงนามลายเซ็นต์ดิจิตอล ชื่อไฟล์จะมีคำว่า “Sign_” นำหน้าชื่อไฟล์

ออกแบบขั้นตอนการทำงาน เป็นพื้นที่ที่ออกแบบโฟลวการทำงาน ที่จะถูกเรียกใข้ในการสร้างเอกสารดิจิตอล ในหน้าของออกแบบขั้นตอนการทำงาน ผู้ใช้งานจะมองเห็นโฟลวการทำงานต่างๆ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถ เพิ่ม ลบ แก้ไข โฟลวการทำงานต่างๆได้ในหน้านี้

ในส่วนนี้ จะเป็นการอธิบายวิธีการเพิ่มขั้นตอนการออกแบบการทำงาน และส่วนต่างๆ เพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าใจวิธีการสร้างมากขึ้น แรกเริ่มเลยให้ผู้ใช้งานเข้ามาในหน้าออกแบบขั้นตอนการทำงาน แล้วกดที่ปุ่ม เพิ่ม ดังภาพ

เมื่อกดปุ่ม ระบบจะเปิดเข้ามาในหน้าให้ใส่ข้อมูลเบื้องต้น ได้แก่

1. ชื่อขั้นตอนการทำงาน - เป็นชื่อที่จะแดสงให้เห็นในหน้า รูปแบบการทำงานในขั้นตอนการสร้างเอกสารดิจิตอล

2. ประเภท - จะแบ่งออกเป็น แบบร่าง กับ ปกติ โดยหากเลือกเป็นแบบร่างจะเป็นเพียงการสร้างขึ้นไว้ก่อน แต่ยังไม่สามารถเลือกไปใช้งานจริงได้ หากเลือกปกติ แบบการทำงานจะไปแสดงให้เลือกเวลาที่สร้างเอกสารดิจิตอล

3. ฟอร์ม - จะเป็นส่วนที่สำหรับเลือกฟอร์ม โดยในส่วนของฟอร์มให้ผู้ใช้งานอ่านคำอธิบายเพิ่มเติมได้ในที่หน้า ฟอร์ม

4. รายละเอียด - เป็นส่วนที่ใส่ข้อมูลอื่นๆเพิ่มเติมเพื่อกำกับได้ ซึ่งในส่วนนี้จะไม่บังคับใส่

5. กรณีมองเห็นได้ - จะเป็นส่วนของการเข้าถึงขั้นตอนการทำงาน โดยผู้สร้างสามารถกำหนดได้ว่าจะมีใครบ้างที่มองเห็นและเลือกใช้ขั้นตอนการทำงานนี้ หากอนุญาตให้ทุกคนในระบบมองเห็นขั้นตอนการทำงาน ให้ผู้ใช้งานเลือกเป็นสาธารณะ แต่หากต้องการจำกัดผู้ใช้งานขั้นตอนการทำงาน ให้เลือกเป็นหน่วยงาน แล้วเลือกหน่วยงานที่อนุญาตให้มองเห็นขั้นตอนการทำงานนี้

เมื่อใส่ข้อมูลครบแล้ว ให้ผู้ใช้งานกดที่ปุ่ม ถัดไป

ถัดมาจะเป็นหน้า ขั้นตอนการทำงาน จะเป็นหน้าว่างๆ ดังภาพ อันดับแรกให้ผู้ใช้งานกดที่ปุ่ม เพิ่มขั้นตอน

ผู้ใช้งานจะพบกับหน้าต่าง เพิ่มขั้นตอน ดังภาพ ซึ่งจะประกอบด้วยฟิล์ด ดังนีh

1. ขั้นตอน - จะเป็นส่วนหลัก ที่เป็นเหมือนกรอบการทำงานที่จะมีการระบุช่วงเวลาที่กำหนด

2. กิจกรรม - จะเป็นส่วนย่อยที่อยู่ภายในขั้นตอนเพื่อบอกว่าตอนนี้งานนี้อยู่ในกิจกรรมใดในขั้นตอน

3. ระยะเวลา - เป็นส่วนกำหนดระยะเวลาให้กับขั้นตอน ว่าควรเสร็จภายในระยะเวลาเท่าไหร่

เมื่อใส่ข้อมูลครบทั้งหมด ให้กดที่ปุ่ม เพิ่ม

เสร็จแล้วจะได้ขั้นตอนการทำงานดังภาพ ซึ่งจะมีส่วนประกอบเพิ่มเติม ได้แก่

1. ปุ่มสำหรับแก้ไข ขั้นตอน

2. ปุ่มสำหรับตั้งค่าให้ใส่ผู้ที่ต้องการมอบหมายงานให้เป็นค่าตั้งต้นของกิจกรรม/ขั้นตอนนี้ ซึ่งหากใส่ค่านี้เอาไว้ ผู้ใช้งานจะไม่ต้องจำเป็นไปใส่ค่าเองเมื่อสร้างเอกสารดิจิตอล แต่หากต้องการแก้ไขก็สามารถแก้ไขได้เช่นกัน

3. ปุ่มสำหรับกดสร้างกิจกรรมเพิ่มในขั้นตอน

เมื่อทำการสร้างขั้นตอนเสร็จ ให้กดที่ปุ่ม ถัดไป

ผู้ใช้งานจะพบกับหน้า เงื่อนไข

ผู้ใช้งานสามารถใส่เงื่อนไขให้กับกิจกรรมได้ โดยการกดที่กิจกรรมที่เราต้องการเพิ่มเงื่อนไข แล้วจะพบกับหน้าดังภาพ ให้ผู้ใช้งานกดที่ช่องค้นหา แล้วจะมีรายการเงื่อนไขแสดงขึ้นมา กดเลือกเงื่อนไขที่ต้องการใช้

เมื่อเลือกเงื่อนไขได้แล้ว จะมีฟอร์มขึ้นมาแสดงดังภาพ โดยจะแบ่งออกเป็น 2 ฟอร์ม คือ ถ้าเข้าเงื่อนไข (if) อื่นๆ (else) โดยแต่ละฟอร์มจะมีให้ใส่ ตัวแปร, ค่าของตัวแปร และเงื่อนไขหากตัวแปรมีค่าใดๆ ให้ส่งไปที่ไหน เมื่อใส่ค่าเสร็จแล้ว ให้กดที่ปุ่ม บันทึกค่า

เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว ให้ทำการกดปุ่ม บันทึก ก็จะเป็นการสร้างขั้นตอนการทำงานสำเร็จ

ฟอร์ม จะเป็นส่วนที่ถูกเรียกใช้ในการสร้างขั้นตอนการทำงาน ซึ่งจะไปแสดงในเอกสารดิจิตอลอีกที

Main Assign จะเป็นการมอบหมายงานโดยมอบหมายทีเดียวจากการตั้งค่างาน จะแตกต่างกับ Direct Assign ที่จะต้องมามอบหมายให้ทีละงาน

ขั้นตอนการมอบหมายงาน

1. กดเข้าไปในงานที่เราต้องการมอบหมาย

2. กดที่ปุ่ม Setting ดังภาพ

1. ระบบจะแสดงหน้าดังภาพ ให้กดที่แท็บ Main Assign

1. Main Assign จะสามารถเลือกได้ 2 แบบ คือ Use custom api assign กับ Use org assign โดย Use org assign จะเป็นการมอบหมายงานให้กับ Organization Chart ซึ่งจะมอบหมายให้กับบุคคลใน Organization Chart นั้นตามลำดับตำแหน่งล่างถึงตำแหน่งบน

2. เมื่อเลือกว่าจะ Assign แบบไหน และเลือกกลุ่มได้แล้ว ให้กดที่ปุ่ม Save

1. จะมีแจ้งเตือนถามว่า งานทุกงานจะใช้ Main Assign หรือไม่ ให้กด Yes

1. งานทุกงานจะถูกตั้งค่าให้เป็น Use main assign ดังภาพ โดยที่ผู้ใช้งานไม่ต้องกดเลือกเอง

1. ทำการกด Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า หรือหากต้องการดำเนินงาน ให้กด Run หลังจากกด Save ได้เลย

ในการลบ Organization ผู้ใช้งานต้องเป็นคนสร้าง Organization นั้นเองจึงจะสามารถลบได้ ในกรณีที่ไม่ได้เป็นคนสร้าง Organization ในส่วนของ Action จะแสดงตัวจัดการแก้การแก้ไขเท่านั้น ไม่สามารถลบได้ โดยมีขั้นตอนการลบดังนี้

1. กดไอคอน ในส่วนของ Action ของ Organization ที่ต้องการ

1. ระบบแสดง Popup "Are you sure to delete selected?"

   • กรณีกดปุ่ม OK ระบบจะทำการลบ Organization นั้นออกจากรายการ Organization Chart

   • กรณีกดปุ่ม Cancel Organization จะไม่ถูกลบ

1. กดไอคอน ในส่วนของ Action ของ Organization ที่ต้องการแก้ไข

1. ผู้ใช้งานทำการแก้ไขข้อมูลที่ต้องการ ได้แก่

   • Organization Chart Name

   • Organization Chart Desciption

2. กดปุ่ม Next ระบบแสดงหน้าจอ Organization Chart

1. แก้ไขข้อมูลในส่วนของ Organization Chart ที่ต้องการ เช่น การเพิ่ม User โดยการกดปุ่ม Add

1. กรอกข้อมูที่ต้องการเพิ่ม

   • User Type

   • User name

   • Position Group

   • Position Name

   • Manager

2. กดปุ่ม Save ระบบจะแสดง User ที่ทำการเพิ่มในส่วนของ Organization Chart

1. กดปุ่ม Save เพิ่มบันทึกการแก้ไขข้อมูล

ข้อมูล Organization ที่เลือกแก้ไข จะแสดงข้อมูลตามที่ผู้ใช้งานแก้ไขไป

ขั้นตอนการลงนามสารดิจิตอล

1. เลือกแท็บ ไฟล์แนบ/สิ่งที่แนบมาด้วย

2. กดดูเอกสาร

3. คลิกที่ปุ่มปากกา

4. กดปุ่มเพิ่มลายเซ็นต์

5. เขียนลายเซ็นต์ และกด Save

6. คลิกที่ปุ่มปากกา แล้วกดเลือกลายเซ็นต์

7. วางลายเซ็นต์ไว้ที่ตำแหน่งที่ต้องการ

8. กดที่ปุ่มปากกาอีกครั้ง แล้วคลิกที่ปุ่มลงนาม

9. กดที่แท็บหนังสือ/รายละเอียดงาน แล้วกดปุ่มบันทึก

ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มฟอร์มได้โดยกดปุ่ม

ระบบจะแสดงหน้าสำหรับสร้างฟอร์มขึ้นมา ให้ผู้ใช้งานทำการใส่ข้อมูลทุกฟิลด์ จากนั้นกดปุ่ม บันทึก ก็จะเสร็จสิ้นการสร้างฟอร์ม

1. กดเลือกแท็บเมนู "Setting Case Management"

2. กดเลือก Application ที่ต้องการ ระบบแสดงหน้า Menu Setting ของ Application ที่เลือก

1. กดเลือกเมนู Organization ระบบแสดงหน้า Organization Chart ประกอบด้วย

   • รายการ Organization Chart

1. กดปุ่ม + Add new ระบบจะแสดงหน้า Create Organization

1. กรอกข้อมูลในส่วนของ Organization Chart Info ประกอบด้วย

   • Organization Chart Name

   • Organization Chart Desciption

2. กดปุ่ม Next ระบบแสดงส่วนของ Organization Chart

1. กดปุ่ม Add ระบบแสดงแท็บเพื่อกรอกข้อมูล User

1. กรอกข้อมูล User ประกอบด้วย

   • User Type

   • User name

   • Position Group

   • Position Name

   • ในกรณีที่ทำการ Add User คนแรก จะ Disable ในส่วนของ Manager ไว้

2. กดปุ่ม Save ระบบแสดง User ที่ทำการเพิ่มไป

1. กดปุ่ม Add ระบบแสดงแท็บเพื่อกรอกข้อมูล User อีกครั้ง

1. กรอกข้อมูล User ประกอบด้วย

   • User Type

   • User name

   • Position Group

   • Position Name

   • Manager เป็นการกำหนดหัวหน้างานของ User นั้น

2. กดปุ่ม Save ระบบแสดง User ที่ทำการเพิ่มไปเชื่อมกับ User ที่เป็น Manager

1. ทำการกดปุ่ม Save เพื่อบันทึก Organization และระบบจะแสดง Organization ที่สร้างในส่วนของ Organization Chart โดยจะแสดงข้อมูดังต่อไปนี้

   • Organization Name : ชื่อของ Organization

   • Created date : วันที่ทำการสร้าง Organization

   • Action : ตัวจัดการ Organization (ลบ, แก้ไข)