ผู้ใช้งานสามารถมอบหมายงานที่เราสร้างเอง หรืองานที่เราถูกมอบหมายมาอีกทีได้ 3 วิธี ได้แก่
Direct Assign - การมอบหมายโดยตรง โดยเลือกได้ว่าจะมอบหมายรายคน (Assign to member) หรือมอบหมายกลุ่ม (Assign to organization)
Main Assign
Main Assign จะเป็นการมอบหมายงานโดยมอบหมายทีเดียวจากการตั้งค่างาน จะแตกต่างกับ Direct Assign ที่จะต้องมามอบหมายให้ทีละงาน
กดเข้าไปในงานที่เราต้องการมอบหมาย
กดที่ปุ่ม Setting ดังภาพ
ระบบจะแสดงหน้าดังภาพ ให้กดที่แท็บ Main Assign
Main Assign จะสามารถเลือกได้ 2 แบบ คือ Use custom api assign กับ Use org assign โดย Use org assign จะเป็นการมอบหมายงานให้กับ Organization Chart ซึ่งจะมอบหมายให้กับบุคคลใน Organization Chart นั้นตามลำดับตำแหน่งล่างถึงตำแหน่งบน
เมื่อเลือกว่าจะ Assign แบบไหน และเลือกกลุ่มได้แล้ว ให้กดที่ปุ่ม Save
จะมีแจ้งเตือนถามว่า งานทุกงานจะใช้ Main Assign หรือไม่ ให้กด Yes
งานทุกงานจะถูกตั้งค่าให้เป็น Use main assign ดังภาพ โดยที่ผู้ใช้งานไม่ต้องกดเลือกเอง
ทำการกด Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า หรือหากต้องการดำเนินงาน ให้กด Run หลังจากกด Save ได้เลย
การมอบหมายโดยตรง
การมอบหมายงานโดยตรง จะเป็นการมอบหมายงานโดยที่ผู้ใช้งานจะเข้าไปมอบหมายงานแต่ละงาน (Task) ทีละงาน โดยการมอบหมายโดยตรงจะสามารถมอบหมายรายคน (Assign to member) หรือมอบหมายกลุ่ม (Assign to organization) ดังภาพ
กดเข้าไปในงานที่เราต้องการมอบหมาย
กดที่ Assign แล้วจะมีหน้าต่างให้ตั้งค่าแสดงขึ้นมา
เมื่อหน้าต่างเปิดออกแล้ว ให้กดที่แท็บ Assign แล้วพิมพ์ชื่อที่ช่องค้นหาของ Assign member ดังภาพ จากนั้นกดที่รายชื่อที่เราต้องการมอบหมายงาน ซึ่งในการมอบหมายงาน ผู้ใช้งานสามารถมอบหมายงานได้มากกว่า 1 รายชื่อ
นอกจากนี้แล้ว ในการมอบหมายงาน ผู้ใช้งานยังสามารถตั้งค่าสิทธิ์การแก้ไขให้ผู้ได้รับมอบหมายได้ ด้วยการกดที่แท็บ Task Detail แล้วเลื่อนหน้าจอลงไปจะเจอกับ Action center หากเลือก Edit ผู้ที่ได้รับมอบหมายจะสามารถแก้ไขงาน ลงลายเซ็นต์ และแนบไฟล์เพิ่มได้ แต่หากเป็น view ผู้ที่ได้รับมอบหมายงานจะทำได้แค่ดูและกดรับหรือส่งกลับงานได้เท่านั้น เมื่อทำการตั้งค่าให้กับ Task เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Save
เมื่อกด save แล้ว หน้าต่างจะปิดตัวลง แล้ว Task ที่ถูกตั้งค่าจะแสดงรูปโปรไฟล์ของคนหรือกลุ่มที่เรามอบหมาย ดังภาพ หากต้องการหมอบหมายงานใน task ถัดไปให้ทำซ้ำตั้งแต่ขั้นตอนที่ 2 บน Task นั้น หรือจะมอบหมายแค่งานเดียวก็ได้ ระบบจะบังคับให้คนที่ได้รับมอบหมายเป็นคนมอบหมายงานต่ออีกที จากนั้นให้ผู้ใช้งานกด save ที่มุมขวาด้านบนเพื่อบันทึกการตั้งค่า
การกด save จะเป็นเพียงการบันทึก แต่งานจะยังไม่ถูกมอบหมายจริงๆ เมื่อผู้ใช้งานต้องการจะดำเนินงาน ให้กดที่ปุ่ม Run ข้างๆปุ่ม Save งานจะถูกดำเนินการและมอบหมาย โดยแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังผู้ใช้งานที่เราทำการมอบหมายงานให้รู้ว่าถูกมอบหมายงาน
หรือหากจะมอบหมายให้กลุ่ม ก็ให้กดที่ช่องค้นหาใต้ Assign to Organazation โดย Organization ที่กล่าวถึงนี้ จะเป็นกลุ่มที่ถูกสร้างขึ้นจาก center ผู้ใช้งานสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้จาก
